Datenanalyse bei der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfer haben sehr umfassende Möglichkeiten, bei einer elektronischen Betriebsprüfung die Buchhaltungsdaten auf Unregelmäßigkeiten zu überprüfen.

Die neue digitale Betriebsprüfung gibt dem Betriebsprüfer Möglichkeiten an die Hand, von denen er bisher nur träumen konnte. Das führt im Gegenzug dazu, dass sich der Unternehmer gegenüber früher viel mehr entlasten muss. Mit folgenden Überraschungen müssen Sie rechnen:

• Benford-Gesetz: Das Benford-Gesetz betrifft die Häufigkeitsverteilung der Anfangsziffern in Zahlen. Gemäß dem nach Frank Benford benannten Gesetz kommt die 1 bei 30 % aller Zahlen als erste Ziffer vor, dann nimmt die Anzahl ab bis zur 9, die nur noch bei 5 % der Zahlen als erste Ziffer auftritt. Liegt eine Abweichung der Häufigkeitsverteilung vor, so folgen daraus weitere Prüfungshandlungen. Das Benford-Gesetz gilt auch für die zweite Ziffer, allerdings in anderer Verteilung.

• Schlussziffern: Bei einer Steuerverprobung wird geprüft, ob eine Häufung der Endziffern 00 gegeben ist. Erscheint diese Zahlenkombination dagegen sehr selten, so ist mit Manipulationen zu rechnen. Wer Zahlen manipuliert, der scheut sich davor, runde Beträge einzugeben.

• Splitten von Beträgen: Gerne werden Rechnungsbeträge aufgespalten, um beispielsweise steuerliche Wertgrenzen zu umgehen. Bei der Datenanalyse kann der Betriebsprüfer allerdings feststellen, ob Häufungen der Beträge unterhalb bestimmter Grenzen auftreten. Außerdem kann er durch die Verknüpfung der Lieferantendaten mit dem Zahlungs- bzw. Lieferzeitpunkt und den Bankkonten weitere Rückschlüsse ziehen.

• Hohe Beträge: Im Rahmen einer ABC-Analyse können die Beträge nach ihrer absoluten Höhe und dem prozentualen Anteil an einer Gesamtsumme analysiert werden.

• Nummernvergleich: Kommen Rechnungs- oder Auftragsnummern mehrfach vor, so kann dies anhand einer Zahlenanalyse leicht aufgedeckt werden. Gleiches gilt für die Höhe von Zahlungen, Bestell- und Liefermengen.

• Buchungen an Sonn- und Feiertagen: Buchungen an Sonn- und Feiertagen oder zu sonstigen ungewöhnlichen Zeiten, beispielsweise während der Nacht, machen den Betriebsprüfer besonders neugierig. Oft wird die kreative oder missbräuchliche Buchführung nämlich zu den Zeiten durchgeführt, zu denen andere Mitarbeiter nicht anwesend sind. Gleiches gilt für Buchungen, die ein Nichtberechtigter vorgenommen hat.

• Schlüsselbegriffe: Buchungstexte können nach kritischen und aussagekräftigen Begriffen durchsucht werden. Das können Ländernamen wie "Liechtenstein" ebenso sein wie normale Begriffe, beispielsweise "Steuern" oder "Gefälligkeit".

• Lieferanten- und Kundeninformationen: Angaben über Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter können miteinander abgeglichen werden, um Auffälligkeiten auf die Spur zu kommen. Dazu gehören die Anschriften, Bankverbindungen, Telefon- und Faxanschlüsse sowie E-Mail-Adressen. Misstrauisch werden die Betriebsprüfer beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter gleichzeitig Kunde des Unternehmens ist oder ein Lieferant dieselbe Bankverbindung hat wie ein Mitarbeiter. Weitere Auffälligkeiten können Bankverbindungen in Ländern sein, mit denen keine Geschäftsverbindungen bestehen. Ungewöhnlich ist es ebenfalls, wenn ein Geschäftspartner nur über eine Mobilfunknummer zu erreichen ist.

• Telefonlisten, E-Mail-Verkehr: Die gespeicherten Stammdaten der Kunden und Lieferanten geben dem Betriebsprüfer die Möglichkeit, Telefonnummern und E-Mail-Adressen auszuwerten. Beachten Sie, dass die Finanzverwaltung die Daten kritischer Personen sammelt. Sie können sich unangenehmen Fragen ausgesetzt sehen, wenn Sie zu solchen Personen einen Kontakt hatten.

Viele Unternehmer rechnen gar nicht mit der Möglichkeit, dass der Betriebsprüfer derartige Prüfungsmöglichkeiten hat und beachten nicht, dass sie den Datenzugriff des Betriebsprüfers einschränken können. Zu den steuerlich nicht relevanten Daten zählen:

• Betriebswirtschaftliche Planungsrechnung

• Controlling- und Risikomanagementsysteme

• Betriebliche Statistiken

• Managementinformationssysteme

Sie können diese Prüfmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen einsetzen, um eventuelle Unregelmäßigkeiten aufzudecken. In der Vergangenheit haben nämlich durchaus auch Betriebsprüfer schon kriminelle Akte aufgedeckt, durch welche die Unternehmen geschädigt worden sind, und die bis zur Betriebsprüfung unentdeckt blieben. Zudem wurden diese Methoden eigentlich ursprünglich für die interne Revision und die Wirtschaftsprüfung entwickelt und nicht für die Steuerprüfung.

Auch vor einer anstehenden Betriebsprüfung bietet sich eine vorbereitende Datenanalyse an, damit Sie notwendige Änderungen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten noch rechtzeitig vornehmen können oder zumindest auf die Fragen des Betriebsprüfers vorbereitet sind. Der Steuerberater ist hier der richtige Ansprechpartner, denn er kennt nicht nur die Prüfverfahren der Finanzämter, sondern hat auch Zugriff auf die Prüfsoftware der Finanzämter.